V řadě oblastí působnosti České pošty je základem komunikace několika stran prostřednictvím obsáhlých formulářů. V souvislosti s přechodem české státní správy k e-governmentu je třeba tuto komunikaci provádět elektronicky. Profinit v této oblasti s Českou poštou spolupracuje a dodal jí několik customizovaných řešení pro elektronické zpracovávání formulářů. Jedním z nich je informační systém pro zadávání veřejných zakázek, dříve nazývaný Centrální adresa.

Výchozí situace

Cílem České pošty v oblasti veřejných zakázek bylo prostřednictvím spolehlivého informačního systému maximálně usnadnit proces jejich zadávání pro všechny zúčastněné strany, tedy stát, zadavatele a uchazeče. Bylo rovněž žádoucí zajistit soulad s požadavky české a evropské legislativy a přispět k efektivnímu nakládání s veřejnými prostředky.

Řešení Profinitu

• Robustní 24x7 systém, který validuje a zpracovává elektronické formuláře podané zadavateli v souladu s platnou legislativou.
• Systém umožňuje oznamovat vypsání veřejné zakázky, zveřejňovat zadávací dokumentaci a výsledky výběrového řízení.
• Zadavatelé mají 4 možnosti komunikace se systémem:

1. V papírové podobě - dokument je nascannován a automaticky převeden do elektronické podoby
2. Elektronicky vyplněním online formuláře
3. Elektronicky odesláním interaktivního pdf dokumentu
4. Elektronicky prostřednictvím nástroje 602 XMLFiller

• Systém využívá elektronický podpis pro zajištění bezpečnosti informací ve formulářích.
• Součástí systému je webové rozhraní, kde jsou informace o zakázce okamžitě po zadání dostupné veřejnosti.
• Na stránce je k dispozici také uživatelsky přátelské vyhledávání v zadaných zakázkách včetně možnosti automatického zasílání novinek.
• Automatizované zasílání informací o vypsaných veřejných zakázkách nadřízeným subjektům:

1. Do věstníku Evropské unie Tenders Electronic Daily (TED), který slouží ke zveřejňování vypsaných veřejných zakázek rámci všech států EU.
2. Na Ministerstvo pro místní rozvoj pro účely evidence a statistik.

Přínosy dodaného řešení

• Systém vychází vstříc rozdílným preferencím uživatelů - Česká republika patří v rámci EU mezi země s největším počtem možných způsobů uveřejňování veřejných zakázek.
• Většina zakázek je zadávána elektronicky, což zjednodušuje celý proces zadávání a snižuje náklady na administrativu spojenou se zpracováváním papírových podání.
• Automatické převádění papírových zadání do elektronické podoby přináší úsporu nákladů.
• Okamžitá dostupnost informací pro uchazeče o veřejné zakázky - před existencí systému se informace zveřejňovaly přes Obchodní věstník, zatímco dnes jsou dostupné online do tří dnů od vypsání zakázky.
• Na webovém rozhraní systému je zveřejněno 100 novinek denně, návštěvnost stránky je 20 000 - 30 000 přístupů týdně.
• Elektronické zadávání snižuje chybovost a šetří náklady na opravy. Je rovněž zajištěna bezchybná komunikace s Evropskou unií - díky validaci v informačním systému jsou do TED zasílány formuláře bez chyby. Česká republika tak v tomto ohledu patří mezi nejspolehlivější země v rámci EU.
• Flexibilita systému umožňuje snadno zohlednit změny v evropské legislativě v oblasti veřejných zakázek - například v oblasti klasifikace prací pro účely zadávání.
• Díky automatizovanému generování je rovněž umožněno rychlé a levné nasazení nového typu formuláře - je nasazen za ¼ času a nákladů.